En un post anterior, mi socio Rafa Pagés os habló sobre cómo hacer una presentación público, centrándose en la parte oral. En este post, yo me centraré en la parte de las transparecias:
- Las transparencias son solo un complemento.
Si tuviese que elegir un solo concepto para destacar, sería que las transparencias son solo un complemento a lo que estás diciendo, un apoyo al discurso, y nunca al revés. El proceso que recomiendo para hacer una presentación empieza por elaborar el guión del discurso, no palabra por palabra, pero sí con todas las ideas que quieras transmitir. A partir de ahí, prueba a decirlo en alto. Cuando te sientas cómodo, piensa entonces cómo se podría complementar. Una transparencia puede servir para recalcar una idea, para ubicar al oyente en el contexto de la prensentación, o para transmitir un concepto de una forma gráfica. Piensa si tu discruso podría beneficiarse de alguna de estas opciones, y considera si hace falta una transparencia en cada momento. No pasa nada si no hace falta: a lo mejor tu capacidad expresiva oral es lo suficientemente buena como para transmitir esa idea sin necesidad de ayudas. Incluso plantéate que puede que tu presentación no necesite transparencias. A veces nos pueden quitar protagonismo, distraer al público, o, simplemente, no aportar nada a lo que decimos.
Recuerda siempre esto. la parte textual de la presentación es propiedad del orador, mientras que la parte gráfica corresponde a las transparencias. Suele ser inevitable incluir palabras, pero, como dicen en este video (muy recomendable), olvídate de usar grandes bloques de texto, como suelen ser listas de puntos.
- Centra la atención del público en solo una cosa.
La presentación no puede interferir con lo que estamos diciendo. Piensa que, para que los oyentes se sientan cómodos, solo puedes exigirles que presten atención a una cosa: lo que dices o las transparencias. Si el público está sigueindo el hilo de lo que dices, cambiar la atención para leer las transparencias hará que ese hilo se rompa. por eso, recomiendo dejar claro dónde se tiene que centrar la atención del público en cada momento y cuándo se tiene que cambiar, lo cual se puede hacer de formas sutiles, como apartándonos un poco para que se vean mejor las transparencias, o elevando la voz cuando queramos que la atención se vuelva a centrar en nosotros.
- Presta atención a la tipografía.
Con respecto al formato, recomiendo dedicar unos minutos a elegir bien el fondo y la tipografía. Esto puede hacer que tu presentación gane puntos sobre los que han usado la configuración "por defecto" de programas como PowerPoint, la cual todos conocemos y denota vgancia por parte del que las ha preparado, algo que el público, al que normalmente querremos mostrar cuánto hemos trabajado, puede que valore negativamente. Piensa si tu presentación se beneficiaría de usar fuentes distintas de las típias (Arial, Calibri y Times New Roman) y, sobre todo, nunca uses Comic Sans. El tamaño de letra tiene que ser muy grande, gigante más bien, de forma que alguien con problemas de visión al fondo de la sala pueda leerlo.
- Haz que tus transparencias tengan una estética general.
Una estética general será más fácil de seguir para el público. Intenta también que encaje con la estética de tu empresa, si es que la tienes. por ejemplo, usa la fuente o los colores del logotipo predominantemente. Intenta que la estética de tus transparencias siga una serie de pautas comunes. Esto no quiere decir que todas sean iguales, per sí que sigan unas reglas no escritas que el público entienda desde el principio y que no se cambian, aumentando así, en cierta medida, su sensación de familiaridad conforme van apareciendo conceptos nuevos.
- Simplicidad.
La Simplicidad (sí, con mayúscula) es tu amiga. Intenta deshacerte de cualquier información irrelevante que puedas quitar de tus transparencias. A veces, por motivos legales o de "protocolo", hay que incluir el logotipo de la empresa, el copyright, el número de transparencia, título de la presentación, etc. Pregúntate si en tu caso esto es necesario, en vez de ponerlo simplemente porque es lo que sueles ver que hacen los demás.
- Considera incluir videos.
Los videos pueden dar mucha vida a tu presentación. Si te decides por incluirlos, es muy importante que se mezclen bien con las transparencias. Causa muy buen efecto que el video sea parte de las transparencias, y no un archivo aparte que requiere que cambiemos de programa para poder ver. Actualmente, las herramientas para hacer presentaciones permiten incrustar el video fácilmente, de forma que empiece de manera fluida con la presentación.
- Prueba todo antes del gran momento.
Para acabar, un consejo para no tener sustos de última hora: asegúrate de probar la versión final de tu presentación exactamente en el mismo ordenador y con el mismo proyector que vas a usar cuando la hagas delante del público.
Nunca asumas que todo va a funcionar.
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